- Introdução e Conceitos
O presente trata dos procedimentos desenvolvidos pela UPAY
TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA, visando identificar e
acompanhar atividades atípicas e suspeitas dos clientes em operações
realizadas e, também, a própria pretensão de realizar a operação,
sendo essencial para proteger a empresa contra ações fraudulentas, nos
termos que determina a legislação aplicável e de acordo com a previsão
constante de sua Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao
Financiamento do Terrorismo.
Para tanto, a definição inicial que apresentamos para a expressão
“atividades suspeitas” é a seguinte: são operações que se desviam
do perfil de transações do cliente indicado no Manual de “Conheça Seu
Cliente’’ e no perfil histórico de transações.
Para “atividades atípicas” a definição apresentada é: são
aquelas que fogem da normalidade, seja pelo volume operado em um
curto período, seja pela peculiaridade da operação etc.
- Abrangência
Estão sujeitos a essa política os membros da Alta Administração,
todos os colaboradores, bem como seus parceiros e prestadores de
serviços da UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA.
Todos os profissionais são responsáveis por reportar informações
suspeitas que tenha conhecimento sobre possíveis atividades
fraudulentas de qualquer colaborador, nível hierárquico, fornecedores
ou qualquer parte associada. Bem como devem assumir o compromisso
em manter o comportamento ético e íntegro de acordo com o Programa
de Compliance da UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA.
- Comunicação e Treinamento
A UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA divulgará esse
conteúdo aos demais públicos relevantes de relacionamento, as
diretrizes sobre prevenção e combate às fraudes, reiterando os
princípios que orientam a relação com os stakeholders.
Todos os funcionários devem ser treinados regularmente sobre a
política antifraude da empresa e os procedimentos necessários que
permitam identificar e prevenir fraudes ou qualquer indício de
atividades ilícitas.
- Monitoramento
Através da área responsável é realizado monitoramento e seleção
de transações que permitam analisar padrões estranhos e detectar
possíveis fraudes.
A política antifraude da empresa será monitorada e avaliada
continuamente para garantir que esteja atualizada e eficaz, incluindo
a revisão regular dos controles internos e a identificação de áreas que
possam precisar de melhorias.
4.1 Parâmetros utilizados no monitoramento
Dentre as variáveis analisadas, podemos destacar as seguintes:
Monitoramento de atualização da conta – Detecção de alterações
cadastrais, mudanças de senha, telefone, endereço, nome de usuário
etc.;
Análise de Comportamento – Analisa o valor das transações, seu
volume, a natureza, a habitualidade, visando confirmar se estão de
acordo com o padrão cadastrado;
Capacidade financeira – Certifica se as transações realizadas
apresentam compatibilidade com a capacidade financeira e o
patrimônio do cliente;
Local utilizado para transação;
Verificação de operações com pessoas expostas politicamente de
nacionalidade brasileira e com representantes, familiares ou estreitos
colaboradores de pessoas expostas politicamente;
- Procedimento
As transações selecionadas e que não possam ser elucidadas
prontamente, deverão ser submetidas ao colaborador responsável pelo
relacionamento com o Cliente para ciência, análise, validação e
apresentação dos esclarecimentos, documentos e elementos adicionais
que possibilitem uma melhor visão e compreensão da situação em
análise.
A partir da resposta obtida do responsável pelo relacionamento,
que indique que a movimentação financeira se configura como
suspeita, um relatório será apresentado ao diretor responsável pela
Política de PLD-CFT que adotará as providências necessárias, convindo
observar os prazos legais para o procedimento, inclusive, se for o caso,
com comunicação ao COAF.
Além do mais, a empresa tomará medidas imediatas para corrigir
a situação e implementar controles adicionais para evitar que a fraude
ocorra novamente.
Caso a resposta seja satisfatória e a transação seja classificada
como legal, o fato, com as justificativas, também será registrado no
dossiê de análise.
O período para a execução dos procedimentos de análise das
operações e situações selecionadas não pode exceder o prazo de 45
(quarenta e cinco) dias, contados a partir da data da seleção da
operação ou situação.
A análise deve ser formalizada em dossiê, independentemente da
comunicação ao Coaf.
5.1 Dossiê das atividades suspeitas e atípicas
Toda análise das atividades suspeitas e atípicas devem ser
formalizadas em um dossiê específico. O dossiê ficará sob a
responsabilidade da Área de Compliance-PLD/CFT. Os arquivos estarão
salvos na rede interna da UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS
LTDA, com a devida proteção e com acesso restrito.
- Comunicação ao COAF
A decisão de comunicação da transação suspeita pela área
responsável, deve ser fundamentada com base nas informações
contidas no dossiê e deve ser realizada até o dia útil seguinte ao da
decisão de comunicação.
- Arquivamento e Registro
Após as devidas providências citadas acima, o dossiê de cada
atividade atípica e suspeita será arquivado, em pasta separada e com
as demais providências eventualmente tomadas.
As análises apartadas que não geraram comunicação também
permanecem arquivadas por estabelecimento comercial, com as
informações e decisões da área responsável. Todos os demais casos
que tenham sido selecionados, mas considerados normais após análise,
terão os comentários pertinentes arquivados junto ao próprio sistema.
- Atividades Preventivas
Devido as atividades ilícitas serem de difícil detecção, algumas
ações podem impedir esse tipo de operação, sendo elas:
Conhecer o seu cliente: Ações previstas na Política de Conheça
seu Cliente, a qual estabelece um conjunto de regras e procedimentos
internos com o objetivo de conhecer seus clientes, visando identificar
o perfil de risco, capacidade financeira, natureza dos seus negócios,
bem como compreender a motivação para contratação de seus
serviços.
Conhecer os funcionários: Aos funcionários que desempenham
atividades relacionadas com atendimento a clientes, manuseio de dinheiro, controle de informações e processamento de transações, a
UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA será cautelosa quanto a
seleção destes, estabelecendo normas e controles
operacionais. Sendo responsabilidade da Área de Prevenção a Fraude
acompanhar alterações inusitadas nos padrões de vida e de comportamento
de seus funcionários ou qualquer operação realizada por empregados,
contrária aos procedimentos considerados normais.
Conhecer os parceiros: a UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS
LTDA adota procedimentos que permitem a obtenção, a verificação e a
validação da autenticidade de informações de identificação e
qualificação dos parceiros e prestadores de serviços terceirizados,
compatíveis com o perfil de risco e com a natureza da relação de
negócio.
- Sanções e Violações
O descumprimento de quaisquer diretrizes estabelecidas nesta
Política estará sujeito a sanções disciplinares, medidas administrativas
e/ou criminais, sem prejuízo de outras penalidades ou medidas
cabíveis de acordo com a legislação vigente. As penalidades serão
avaliadas levando em conta a gravidade do evento e seus respectivos
impactos.
- Aprovação e Vigência
A presente Política foi aprovada no dia 11/07/2024, pelos
membros componentes da Alta Administração, entrando em vigência
na data da sua aprovação.
A vigência desta Política é indeterminada, podendo ser substituído
apenas por uma versão atualizada.
Esta política, assim como todos os procedimentos e regras de comportamento fraudulento serão revistos e atualizados anualmente.
- Conclusão
A UPAY TECNOLOGIA E PAGAMENTOS LTDA comprometida
com a segurança e lisura das operações dos estabelecimentos
comerciais, estabeleceu diretrizes e procedimentos de monitoramento
e prevenção contra fraudes, através de um processo planejado,
implementado e mantido pelos responsáveis e demais colaboradores
para fornecer segurança razoável quanto à realização dos seus
serviços, no que se refere à confiabilidade, efetividade e eficiência das
operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis.
